Cách scan tài liệu trên máy tính mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng trong việc chuyển các file tài liệu dạng giấy tờ sang file mềm, dữ liệu trên máy tính vô cùng đơn giản, nhanh chóng. Đây là những kiến thức có thể giúp ích rất nhiều cho bạn trong quá trình học tập và làm việc văn phòng của mình.
Nếu bạn chưa biết, thì hay cùng Taiappvn tham khảo ngay các cách scan tài liệu trên máy tính được chia sẻ sau đây!
Scan tài liệu trên máy tính mang lại lợi ích gì?
Scan là việc bạn sẽ chuyển các tài liệu, thông tin ở dạng giấy tờ bản cứng trở thành những dữ liệu, file thông tin, hình ảnh lưu trên máy tính. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là những người làm các công việc văn phòng bàn giấy:
- Khi áp dụng cách scan tài liệu trên máy tính, bạn có thể nhanh chóng chuyển thông tin giấy tờ sang file mềm để thuận tiện cho việc lưu trữ, sắp xếp và tìm kiếm về sau
- Scan tài liệu trên máy tính là thao tác cực kỳ an toàn, các dữ liệu sẽ được bảo mật gần như tuyệt đối
- Trong quá trình học tập, làm việc bạn cũng dễ dàng chia sẻ tài liệu, thông tin đến cho mọi người. Đây là hoạt động thường xuyên diễn ra trong các doanh nghiệp hiện nay để gửi giấy tờ đến các phòng ban, gửi giấy tờ cho sếp hay chia sẻ tài liệu đến cho khách hàng, đối tác,…
Cách scan tài liệu trên máy tính hệ điều hành Windows
Nếu bạn đang sử dụng máy tính Windows thì có thể áp dụng các bước scan tài liệu như sau:
Bước 1: Đặt tài liệu cần scan úp mặt xuống kính máy scan để bắt đầu tiến hành scan
Bước 2: Ở trên máy tính, mở Start -> Gõ “fax and scan” để tìm kiếm -> Chọn vào Windows Fax and Scan
Bước 3: Tại cửa sổ Windows Fax and Scan, bạn chọn vào New Scan
Bước 4: Dòng Scanner sẽ hiển thị thông tin máy scan đang kết nối với máy tính, nếu bạn muốn thay đổi có thể nhấp Change… và chọn vào máy scan mình đang sử dụng.
Bước 5: Tại Profile, bạn chọn lựa kiểu tài liệu muốn lưu
Bước 6: Ở Color format, bạn có thể tùy chọn màu sắc cho tài liệu
Bước 7: Tại mục File Type, bạn chọn kiểu file muốn lưu sau khi scan (thông thường là định dạng PDF/với file hình ảnh có thể chọn JPG)
Bước 8: Bạn có thể chọn vào Preview để xem bản scan sơ bộ và sau đó điều chỉnh lại nếu cần
Bước 9: Nếu đã hài lòng thì nhấn Scan
Cách scan tài liệu trên máy tính Macbook
Cách scan tài liệu trên máy tính Macbook cũng vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện các bước như hướng dẫn bên dưới đây:
Bước 1: Đặt tài liệu muốn scan lên máy scan
Bước 2: Trên Macbook, bạn mở menu Apple và chọn vào biểu tượng hình Apple
Bước 3: Chọn tiếp vào System Preferences…
Bước 4: Chọn Printers & Scanner -> Chọn máy scan bạn sẽ sử dụng để scan tài liệu
Bước 5: Chọn tab Scan -> Chọn vào Show detail
Bước 6: Tại Format, chọn định dạng cho tệp sau khi scan
Bước 7: Tại mục Kind bạn có thể tùy chọn màu sắc mình muốn
Bước 8: Mục Scan to sẽ hiển thị vị trí lưu tài liệu. Ngoài ra bạn cũng có thể tùy chọn thay đổi các thông số khác trên file scan của mình
Bước 10: Khi hoàn tất thì nhấn Scan
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng kèm theo các phần mềm Scan tài liệu để hỗ trợ giúp thao tác scan diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Một số phần mềm scan phổ biến, được nhiều người áp dụng có thể kể đến như: PDFelement, Free Easy Scan to PDF, Advanced Scan to PDF Free,…
>>> Xem thêm: Những cách đánh số trang bất kỳ trong Word bạn nên biết
Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến các cách scan tài liệu trên máy tính mà Taiappvn muốn giới thiệu đến bạn. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho quá trình học tập, làm việc của bạn được hiệu quả hơn. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ đến những người thân bạn bè của mình nhé!